Se você trabalha na comunicação institucional, já viveu isso: a prefeitura promove um lançamento de programa, um mutirão, uma ação no bairro. Tudo bem pensado pela equipe técnica. Mas, na hora da comunicação, parece que faltou roteiro, faltou plano e sobrou improviso.
Essa é uma dor comum nas Secretarias de Comunicação. O evento até acontece, mas a repercussão não condiz com a entrega. As redes sociais falham, a imprensa não chega, a população sequer sabe o que aconteceu. Resultado: uma ação importante, que poderia fortalecer a imagem da gestão, passa despercebida.
A boa notícia é que isso pode (e deve) ser evitado. Com planejamento e metodologia, a comunicação deixa de correr atrás dos fatos e passa a construir, com antecedência, o sucesso midiático de cada evento.
O que é uma boa cobertura de evento de prefeituras?
Cobertura institucional de evento não é apenas fazer um post depois que tudo aconteceu. É um conjunto de ações coordenadas que começam antes, se desenvolvem durante e se consolidam depois da ação da prefeitura. Esse ciclo de comunicação deve acontecer tanto para dentro (canais oficiais da gestão) quanto para fora (imprensa e público externo).
Uma cobertura bem feita comunica o valor da entrega, valoriza os envolvidos, aproxima a população e fortalece a imagem da gestão. Mais que informar, ela ajuda a construir percepção de competência, organização e presença institucional.
O que fazer antes de eventos da prefeitura?
Planejamento é a palavra-chave. Veja os principais passos:
- Defina o evento e seu objetivo: o que será lançado? Qual a entrega principal?
- Público e participantes: quem será convidado? Terá autoridades? Mesa de abertura? Será aberto ao público?
- Material institucional: crie com antecedência o release (texto com informações + aspas + fotos), roteiros, identidade visual, mídias para redes sociais.
- Convocação da imprensa: envie press release, vídeos e convites formais. Inclua dados úteis e imagens para facilitar a cobertura.
- Impulsionamento e divulgação prévia: use carro de som, mídia local, redes sociais e listas de transmissão para garantir presença e gerar expectativa.
Recomendação: prepare uma pasta de cobertura com todos os materiais organizados para facilitar o trabalho da equipe no dia.
O que fazer durante o evento da prefeitura? Cobertura em tempo real e presença digital
Durante a ação, o ideal é ter uma equipe dedicada para produção de conteúdo em tempo real. Entre as melhores práticas:
- Stories com falas e bastidores
- Reels com trechos marcantes
- Cobertura ao vivo ou transmissão
- Imagens com boa direção e legenda contextualizada
- Anotações para envio posterior de resumo à imprensa
O objetivo é fazer com que, mesmo quem não esteve presente, entenda o que aconteceu, por que foi importante e como aquilo impacta a vida das pessoas.
Depois do evento da prefeitura: a comunicação continua
Não encerre sua cobertura com o último aplauso. O pós-evento é o momento de consolidar a percepção pública:
- Agradecimentos institucionais
- After movie (vídeo com melhores momentos)
- Depoimentos de beneficiários
- Distribuição de material completo para imprensa
Lembre-se: a boa comunicação institucional não é sobre mostrar tudo, mas sim destacar o que é relevante para o público e para a imagem da gestão.
Checklist de comunicação para eventos públicos
- Roteiro e objetivo claros
- Público definido e logística informada
- Materiais preparados com antecedência
- Equipe alinhada (cobertura, foto, redes)
- Pós-evento com planejamento de entrega de conteúdo
Esse conteúdo é apenas um gostinho da aula “A Anatomia da Cobertura de Eventos”, que será ministrada pelo professor Marcelo Vitorino na série de aulas do curso Comunicação para Governos e Instituições, no próximo sábado, dia 24 de maio, às 10h. Nessa aula, você vai entender, na prática:
- Como planejar a comunicação de lançamentos, mutirões e ações da gestão
- Como fazer coberturas estratégicas e seguras
- Como organizar a produção para gerar percepção e engajamento
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